テレワークの実験 〜Zoom会議での工夫〜
オンデザインがテレワーク（在宅勤務）を本格導入して、3週目に入りました。
今回は、コミュニケーションを大切にしているオンデザインが、Web会議ツールの「Zoom」を使う際に工夫していること、気をつけていることを紹介します。
社内コミュニケーションの工夫を紹介した前回記事のテレワークの実験 〜雑談やランチのための「Zoom職場」の作り方と使い方〜 - オンデザインの暮らしと合わせて、ご覧いただければ幸いです。
オンラインミーティングでの工夫
共同書き込みシート
会議開催時には、Googleドキュメントなどの共用ファイルを作っておき、特定のテーマについてみんなで書き込む時間を作ります。
たとえば、40人規模の会社会議で「Zoom使ってみて、感想や困ってることは？」を5分間、全員で書き込んだ実例が下記画像です。考えていること、困っていることを、短時間でお互いに知ることができ、ドキュメント上で詳しい人がアドバイスをくれることも。共用ドキュメントを活用することで、同時多発的な情報交換が可能になりました。
図面などを扱う際には、Zoomに最初から備わっている「ホワイトボード」や、フリーハンドや付箋が使えるgoogleジャムボードも利用価値が高いです。
耳だけ参加
オンライン会議に、傍聴専門で参加するスタイルです。▽声を出せない環境にいるとき、▽内容だけ把握したいとき、▽会議を聞きながら成果物作成に集中したいときーーなどに有効で、終了後に誰かに内容を共有してもらう手間も省けます。
作図などの個人作業の時間に、他のプロジェクトのオープンな会議をラジオ的に聞くことで、新たなインプットやインスピレーションが得られれば一石二鳥。会議画面に表示される名前を「（なまえ）＠耳だけ」と変更して、画面をオフにするなど、ほかの参加者にも配慮しています。
チャットの積極活用
喋っている人の話を遮らず、ちょっとつぶやきたいときには、チャットを積極活用しています。たとえば、▽関連薄めな些細な情報、▽発言する勇気がないとき、▽ちょっとした感想、▽音声が一時的に聞き取れなかった旨、▽ちょっとしたジョーク、▽些細な質問、▽一部の参加者への補足ーーなど。スルーされることもありますが、誰かが拾って膨らめて、思わぬアイデアにつながることもあります。
オンデザインも関わっている「さとのば大学」というプロジェクトの会議では、チャットで議論の盛り上げに特化した「ガヤ芸人」という参加形態もあります。発言者へのフォローや、些細な情報、ジョーク、新たな問いなどを、チャットでひたすら投げ込んでいます。
ブレイクアウトの積極活用
大人数の会議の時に、数人のブレイクアウトルームをつくって議論すると、物理的にも心理的にも発言しやすくなります。オンデザインでは全社会議の時によく活用しています。10分後とかにまた全員で集まって、それぞれで出た話を共有するのも良いでしょう。情報流通量や個々の発言量、思考量を増やしたいとき向いています。収束や合意形成のフェーズではもうひと工夫が必要かもしれません。
バーチャル背景
Zoomでは自分が映っている画面の背景を、簡単に変えることができます。たとえば、仕事の場であるオフィス空間の写真を背景にすることで、相手に感じさせる違和感を減らすだけでなく、自分自身の頭を仕事に集中させる効果もあるように感じました。自宅のプライベート空間を映さずに済むのもメリットです。
このほか、これまでのプロジェクトの建築模型の写真を背景にしてみたり、アウトドアオフィスや出張先の写真を活用して気分転換を図ったりしています。
目線を合わせるために
気をつけたいのは、画面上の相手の顔ではなく、カメラに視線を向けることです。意識的にカメラを見ても良いのですが、パソコン画面上のカメラの近くに相手の顔の画面や、読み上げる資料を配置しておく工夫も有効です。カメラの近くに自然と目線がいくようになり、相手に「自分に向かって話しているんだ」と感じてもらうことができます。
オーバーリアクション
相手に「話を聞いているよ」という感じてもらうためです。うなづいたり、いいね！ポーズや、丸サインなどを、わかりやすいように大げさにして、オンライン会議では伝わりにくい空気感を補っています。
オンライン会議を快適に進めるための、ちょっとした工夫。これからもいろいろと実験しながら高めていきたいと思っています。
（文責：谷明洋）
